月約15時間の検索業務を“数秒”へ。株式会社ホープが実現した反社チェックの仕組み化

株式会社ホープを親会社とするホープグループでは、自治体向けの広告事業、空き家マッチング、企業版ふるさと納税支援など、各子会社が多様な取引形態の事業を展開しています。同グループでは、自治体・企業・個人と幅広い相手と関わるため、反社チェックが欠かせません。しかし従来は、1アカウント制の新聞記事閲覧サービスを利用し、専用PCへの移動やPDF化・紙での回付など、多くの手作業と時間が発生していました。さらに、個人名の風評調査や外国籍の確認など、事業拡大に伴う新たなリスク領域への対応も難しくなっていました。

こうした課題を解消すべく導入したのが、個人・企業・外国籍まで幅広く検索でき、数秒で結果が返る反社・コンプライアンスチェックツール「RiskAnalyze」です。1件数分かかっていた作業は数秒に短縮され、定期スクリーニングも大幅な時間削減を実現。効率化とリスク管理レベルの双方を大きく引き上げました。

本記事では、経営管理部　法務課の益田様に、導入前の課題、選定理由、運用改善の成果、上場企業としての判断基準やエスカレーション体制まで詳しく伺います。

1件3分のチェックが数秒に。反社チェック業務を抜本的に改革

――RiskAnalyze導入以前、反社チェックはどのように実施されていたのでしょうか？

益田：導入以前は、取引を担当する営業担当者が、契約締結前に新聞記事閲覧サービスを使って反社チェックを行っていました。検索結果画面をPDF化して契約書と一緒に決裁者や営業事務、会計事務へ回付するフローでした。

――なるほど、導入に至った当時の課題は何だったのでしょうか？

益田：従来の新聞記事閲覧サービスではID数毎に課金になってしまうため、反社チェックをするために特定のパソコンからしかチェックができないようにしていたんです。そのため、担当者がその端末まで移動しなければならないという物理的な制約がありました。

更に、検索結果を出力してスキャンし上司に紙で回すなど、手作業も非常に多く、1件あたりなかなかの時間を費やしていたと思います。リモートワークが進む中では、現場以外の社員が自分でチェックを行うことができず、他の担当者に代行依頼をするケースもありました。

また、新聞記事閲覧サービスは記事検索に特化したシステムのため、個人名の風評チェック、外国籍顧客の確認など、新しい事業領域（CtoC取引や海外取引）に対応できていませんでした。暴追センターなど外部機関に頼ることもありましたが、外国籍の方は対象外なので、事実上「目をつぶらざるを得ない」ケースも多かったのが実情です。さらに、安価ではある一方で検索1件あたり少なくとも3分の作業時間を要しており、月間200件を超えるチェックでは、大きな時間ロスが発生していました。

――RiskAnalyzeをお選びいただいた理由は何だったのでしょうか？

益田：RiskAnalyzeを選んだ理由は大きく3つあります。

まず１つ目は、ID課金ではなくアカウントを無制限に発行できる点です。これにより、全員が自分のPCから直接チェックでき、作業の属人化や滞留が解消しました。

２つ目は、情報の網羅性です。旧ツールでは対応できなかった領域までしっかりカバーでき、特に風評情報や外国籍顧客のチェックまで行える点は大きなメリットでした。新聞記事検索サービスにはない強みだと感じています。

そして３つ目がコスト面の費用対効果です。導入コストを人件費に換算しても十分に見合うと判断でき、運用の効率化という観点でもメリットが大きいと考えました。

反社チェックを仕組み化するための実務改善と判断フローの確立

――実際に導入してみて、どのような変化がありましたか？

益田：導入後は、検索スピードと業務効率が劇的に改善しました。まず、RiskAnalyzeの場合は何個アカウントを発行しても料金が変わらないため、チェックを行う170人全員にアカウントを発行しています。

なので、反社チェックのために専用のパソコンまで移動する必要がなくなり、リモートワーク環境からもアクセスできるようになったことで、誰でも自席や自宅からチェックを実施できるようになりました。また、経理部門で実施している定期スクリーニングでも、旧ツールでは一括検索に非常に時間がかかっていたところ、RiskAnalyze導入後は作業の負担が激減しました。

さらに、個人や外国籍の顧客も含めた幅広いリスク情報をカバーできるようになり、これまでの「確認のしようがなかった領域」まで網羅できるようになりました。導入当初の目的だった「業務効率化」だけでなく、リスク管理の質そのものも格段に高まったと感じています。