【パーソルテンプスタッフ株式会社】データベースのカバレッジが決め手に。グループビジョン「はたらいて、笑おう。」の実現を影で支えるコンプライアンスチェック

工数の削減と幅広く充実したデータベースより、導入を決定。

サービスを導入するまでの経緯を教えください。

　パーソルテンプスタッフはパーソルホールディングスのグループ会社です。ホールディングスの主要部署で、グループ全体の反社会的勢力に関するコンプライアンスチェックや、その他リスクマネジメントの体制・方針を決めています。

　グループ全体の会社数は、国内38社と海外98社、計136社（2023年9月1日現在）と多いのですが、主要部署にてグループ会社全てを一括して調査・管理しており、スピードや労力の面で厳しい状況でした。それらの負担を削減するにあたり、まず各社ごとに調査体制をつくる方針に変わりました。

　その上で、インターネットや情報メディアの検索、暴力追放運動推進センター（暴追センター）から月に一度提供してもらうデータベースによる確認を行っていましたが、暴追センターのデータは月に一度の更新なのでリアルタイムで情報が得られず困っていました。

　また、暴追センターのデータはExcelであったため、情報に限りがあり、より広い範囲でのコンプライアンスチェックの情報が必要だと感じたというのが、導入を検討した経緯となります。
御社以外にも3社ほど比較検討を行いましたが、業務の手軽さとデータベースのカバレッジの広さ、サービス内容に見合ったコストだったという点もあり、RiskAnalyzeに決定しました。

通常の調査業務で「RiskAnalyze」をどのように活用されているか教えてください。

調査業務は、ほぼ毎日行っています。当社の役割は、求職登録スタッフと取引先となる求人企業の双方が安心して就業できる場所を紹介することです。そのため、都度、双方の状況を把握することを重要視しています。

　弊社では、検索区分を問わず、RiskAnalyzeにヒットした時点で、取引対象として一定の規定を設けて対応しています。過去の履歴をどこまで遡るかというのは判断の難しさを感じています。

調査件数に変動がないにもかかわらず、大幅な時間・労力の削減に

サービスを利用して体感した効果はありますか？

大きく分けて2点感じています。

　まず一つ目になりますが、当社の調査業務は、グループ内の別の会社に委託する形態で行っており、新規取引や業務請負の再委託、事業提携などの取引先企業は全て貴社のサービスを利用しています。

　相当な数があるので、資格の取得状況や上場企業なのか非上場なのかなど、一定の要項を設けて調査対象を選定しています。

　導入前は、インターネット検索や暴追センターのExcelデータをもとに、氏名や所在地などから確認していましたが、インターネット検索の場合、確認ページ数も膨大かつ、明確な判断基準がつかめない点が大変でした。他にも、企業情報と代表者が合致しない場合は、暴追センターのデータベースで確認し、情報が足りない場合はセンターへ足を運んだりと作業時間や労力を多く取られ、効率の悪さを感じていました。

　RiskAnalyzeの導入後は、業務体制や流れ、調査件数は変わらない中で、作業に費やす時間や労力が大幅に省けたと実感しています。

　二つ目ですが、作業記録の管理や保管が楽になったと感じています。

　導入前は対象企業全てのデータを手動で入力していましたので、管理の徹底には、記録の抜けや漏れの確認業務が必要になり、やはり効率の悪さを感じていました。

　現在は、自動で作業記録の情報を受け取れるので、確認が必要な時に「瞬時に記録情報を得られる形」で保管していく運用に変え、既存の取引先企業の定期調査も業務フローの中に組み込む予定です。

これから先、RiskAnalyzeや弊社に期待することはありますか？

コンプライアンスチェックは同じ会社を1度チェックしたら終了するものではありません。以前は安全だった会社も状況が変わって、チェック対象になる場合も考えられますし、むしろ直近に変化のあった会社の方がコンプライアンス上問題のあるリスクが高いですよね。そんな会社をどういう条件設定で絞り込み、情報収集していくかが課題です。

　例えば、既存の取引先で、取引開始時から認証資格や評点の取得を失っているなど何かしら変化している先について、情報が取得できるとよりリスク低減になると思います。

　また、グループ全社に必要な対策なので、当社での共通した対応や方針を決めていく必要があります。そんな時に、チェックが必要な業界や事例を事前に知れたら、ありがたいですね。

弊社では定期的にコラムなども更新・配信しているので、ぜひご覧ください。

本日は、ありがとうございました！